MATERI ADMINISTRASI PERKANTORAN

a.     Tugas Tugas Sekretaris

Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan ke dalam 8 macam sebagai berikut :

1. Tugas-tugas rutin, yaitu tugas-tugas yang harus dikerjakan setiap hari tanpa memerlukan perintahkhusus, perhatian khusus atau pengawasan khusus. Misalnya tugas membuka surat, menerimatamu, menyimpan surat/arsip, menerima telepon, menyusun dan membuat jadawal pimpinan.

2. Tugas-tugas khusus, yaitu tugas-tugas yang diperintahkan oleh pimpinan dengan penyelesaian secara khusus dengan dimintai pendapatnya, pertimbangan dan pengalamannya. Tugas tersebut diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa sekretaris mampu menyimpan kerahasiaantugas. Misalnya mengonsep surat perjanjian antara perusahaan dengan rekanan, menyusun surat-surat rahasia, menyusun acara pertemuan bisnis, pembelian kado/cinderamata, mengurus perjalanan bisnis /dinas pimpinan dan sebagainya.

3. Tugas-tugas istimewa, yaitu tugas-tugas yang menyangkut keperluan pimpinan antara lain.

·         Membetulkan letak alat-alat tulis pimpinan beserta perlengkapan yang diperlukan

·         Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada para relasinya

·         Bersama-sama atau mewakili sesorang menerima sumbangan-sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya

·         Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan

·         Memeriksa hasil pengumpulan dan/uang atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan

·         Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis

·         Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor yang perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor

4. Tugas Resepsionis, yaitu tugas sebagai penerima tamu , antara lain :

·         Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon

·         Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan

·         Mencatat janji-janji untuk pimpinan

·         Menyusun kerja sehari-hari pimpinan

5. Tugas Keuangan, yaitu tugas mengelola keuangan, antara lain :

·         Menangani urusan keuangan pimpinan dengan bank, misalnya penyampaian/ penyimpanan uang di bank

·         Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan

·         Mengurus kas kecil, yaitu mencatat dan menyediakan dana untuk pengeluaran rutin sehari-hari yang jumlahnya relatif kecil

6. Tugas Sosial, yaitu tugas amal dan kemasyarakatan, antara lain :

·         Mengurus rumah tangga kantor pimpinan

·         Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor beserta pengurusan undangan

·         Menyumbang untuk amal, bakti sosial

7. Tugas Insidental, yaitu tugas yang dilaksanakan pada waktu dan kedaan   tertentu, antara lain :

·         Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan

·         Membuat ikhtisar dari berita atau karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan

·         Mengoreksi bahan cetakan seperti brosur, undangan, prospectus, formulir dan daftar yang dikonsep pimpinan

·         Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan

·         Membantu penerbitan intern organisasi

8. Tugas-tugas sekretaris dalam Business Meeting, yaitu tugas sekretaris dalam mengorganisir suatu pertemuan bisnis. Agar pertemuan dapat membawa hasil maka pedomannya yaitu :

·         Waktu dan tempat harus dipastikan

·         Makan dan minum disediakan

·         Sediakan kertas kerja, brosur dan alat tulis

·         Waktu pertemuan hendaknya diatur bebas dari acara-acara lain

·         Jadwal pertemuan diatur secara baik agar pertemuan membawa kesan yang menyenangkan

·         Pilihlah hari yang tepat, misalnya antara hari Selasa, Rabu dan Kamis.

Peranan Sekretaris

1. Tugas Pokok

Peranan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada di pundaknya. Kewajiabn tersebut di laksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu di laksanakan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal mungkin.

Peranan sekretaris pada jenjang manapun, umunya adalah sama yakni, sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan atau organisasi. Sebagai

pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi.

Peranan sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan tersediannya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut.

Sekretaris merupakan pembantu pimpinan sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan, memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang akhirnya tujuan

dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau atau dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaikbaiknya.

Sebagai pembantu pimpinan, maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan

suasana yang harmonis antara perusahaan atau organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan berhubungan atau masyarakat yan ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang di pimpinnya.

Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan ecara garis besar maka pernan sekertaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan sekretaris itu sendiri.

Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris dibidang pelayanan kantor.

a. Menyelenggarkan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.

b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.

c.  Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.

d.  Mencari informasi dan berkomunikasi.

e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspdisi, urusan pos dan lain-lain.

Tugas protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut :

a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.

b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal

c. Mengatur jamuan antar pejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar menukar kenangan.

d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.

f. Mengatur penerimaan tanu dengan segala fasilitas yang diperlukan.

Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.

2. Tugas Khusus

Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain ;

a. Pengurusan perjalanan dinas

Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencan, masalah imigrasi

(paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.

KAS KECIL (PETTY CASH)

A.PENGURUSAN KAS KECIL

Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk tamu, ongkos parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan uang yang siap dapt dipergunakan sewaktu-waktu.

Dan untuk keperluan tersebut diambil dari dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi sekretaris wajib mengurusnya biak-baik

B.TUJUAN DIBENTUKNYA KAS KECIL

Untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

·             Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis.

·              Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh : Pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek.

·             Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.

    Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk hal-hal sbb:

1. Pengeluaran kas kecil, biasanya sudah ditentukan batas maksimum setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran

2. Pengeluaran kas kecil tidak dibolehkan untuk pemberian pinjaman pada staf

3. Bukti pengeluaran kas kecil harus ditandatangani oleh pemengang kas kecil

4. Bila ada bukti-bukti pembayaran, seperti kwitansi, faktur atau bukti-bukti pendukung lainnya harus dilampirkan pada bukti pengeluaran kas.

  

 KELENGKAPAN PENGELOLAAN DANA KAS KECIL

1. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

Dalam perusahan yang menyetorkan semua dana yang diterimanya ke bank, pengeluaran kas umum dilakukan dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Untuk pembayaran dalam batas jumlah tertentu yang tidak pantas menggunakan cek, pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan dana kas kecil. Dalam pengelolahan dana kas kecil diperlukan standar prosedur pengelolahan dana kas kecil yang ditetapkan perusahaan. Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolahan dana kas kecil antara lain :

• buku jurnal pengeluaran kas;
• buku jurnal kas kecil;
• formulir surat permintaan pengisian dana kas kecil;
• formulir permintaan pengeluaran dana kas kecil;
• formulir bukti pengeluaran kas kecil;
• formulir laporan penggunaan dana kas kecil;
• alat-alat tulis kantor seperti kertas, pinsil, pena, penghapus, dan penggaris;
• alat-alat hitung manual atau elektrik;

2. PROSEDUR PENGELOLAAN KAS KECIL

Kegiatan pengelolahan dana kas kecil meliputi pembentukan dana kas kecil, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil. Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam kegiatan tersebut sebagai berikut:

a.     Prosedur pembentukan dana kas kecil

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Perusahaan yang memiliki standar prosedur operasional, semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Hutang, Bagian Kasa, dan Pemegang dana kas kecil. Dan tugas masing-masing bagian adalah sebagai berikut:

1). Bagian Hutang

a. Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Kepala Bagian Keuangan.

b. Membuat bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3.

c.  Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Kepala Bagian Kasa, dilampirkan surat dana kas kecil.

d.  Lembar 2 diserahkan kepada bagaian buku pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian kartu sediaan untuk diarsipkan.

e. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar.

f.  Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagaian Kepala Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.

g.  Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan.

h.  Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal dan Laporan.

          2) Bagian Kasa

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Hutang.

b. Menyediakan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwewenang mengeluarkan kas.

c. Membubuhkan cap tanda lunas pada bukti pengeluaran kas pada lembar 1 dan 3 serta surat pembentukan dana kas kecil.

d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas:

e. Lembar 1, diserahkan pengeluaran kas kepada Bagian Hutang di lampiri surat bukti pembentukan dana kas.

f. Lembar 3, bersama dengan cek yang bersangkutan diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

          3) Bagian Jurnal dan laporan

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagia hutang.

b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas.

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar.

          4) Pemegang dana kas kecil

a. Menerima cek bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.
b. Menguangkan cek ke bank dan menyiapkan dana kas kecil.
c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas berdasarkan urutan tanggal.

PROSEDUR PENGELUARAN DANA KAS KECIL

Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri atas formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang berperan adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil. Kegiatan masing-masing pihak sebagai berikut :

1. Pemakai dana kas kecil

·            Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil.

·            Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil.

·            Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil.

·            Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung.

·            Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil.

·            Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan.

1.     Pemegang dana kas kecil

a. Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai).

b. Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil.

c.  Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggung jawaban.

d. Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 1 dan 2.

e. Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil.

f. Menyiapkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat pengeluaran dana kas kecil lembar 1. Dokumen-dokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Hutang pada saat pegajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.

 PROSEDUR PENGISIAN KEMBALI DANA KAS KECIL

Pengisian dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir yang diperlukan terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas, bukti pengeluaran kas kecil dengan dokumen pendukungnya. Pihak-pihak yang terlibat didalamnya adalah pemegang dana kas kecil, bagian hutang, bagian kasa bagian jurnal dan laporan. Kegiatan masing-masing pihak adalah :

1.     Pemegang dana kas kecil

a.Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua lembar.

b.Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah diisi kepada bagian hutang, dilampirkan dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telah digunakan.

c. Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 dari bagian kasa.

d. Menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil.

e. Mengarsipkan bukti kas keluar lembar 3 menurut urutan tanggal.

2. Bagian hutang

a.Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar.

b. Membuar bukti pengeluaran kas sebanyak 3 lembar.

c. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

d. Mendistribusikan bukti pengeluaran kas,

e. Lembar 1 dan 3, diserahkan kepada bagian kasa dilampir dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

f. Lembar 2, diserahkan kepada bagian buku pembantu, dilampir surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 1 untuk dicatat dalam kartu yang bersangkutan.

g. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari bagian kasa, dilampiri surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya.

h. Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas.

i. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan.

3. Bagian Kasa

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 dan 3, dari bagian Hutang dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 dan dokumen pendukungnya.

b. Menyediaakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang.

c. Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas lembar 3 yang telah dicap lunas kepada pemegang dana kas kecil.

d. Menyerahkan bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dan surat permintaan pengisian kembali kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian hutang.

4. Bagian Jurnal dan Laporan.

a. Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian jurnal dan laporan.

b. Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau cek register.

c. Mengarsipkan bukti pengeluaran kas lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas yang sudah dibayar

PENGISIAN KAS KECIL

Jadi bila jumlah uang yang terdapat dalam kas kecil sudah menipis, maka dana harus diisi dengan cara :

1.       Pemegang kas kecil mengajukan permintaan pada bendahara kas

2.       Pemegang kas kecil menyiapkan daftar pengeluaran yang dilampiri bukti-bukti pengeluaran kas kecil.

3.       Apabila sudah sesuai dengan ketentuan, maka bendahara kas akan memberi tanda persetujuan pada formulir permintaan dan memberikan dana sebesar jumlah kas kecil yang telah dikeluarkan.

METODE PENCATATAN KAS KECIL

1.     METODE DANA TETAP ( IMPREST FUN SYSTEM)

Dalam metode ini dana kas kecil besarnya selalu tetap, sesuai dengan yang telah ditetapkan pihak manajemen. Sehingga pencatatan dilaksanakan apabila ada penambahan/ pengisian kembali dana kas kecil

2.     METODE DANA TIDAK TETAP ( FLUCTUATION FUND SYSTEM)

Pada metode ini besar kecilnya dana kas kecil berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang terjadi menyangkut kas kecil, setiap terjadi perubahan jumlah uang dalam kas kecil selalu diadakan pencatatan.

Contoh:

PT  DUHA LAIA  menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil.

Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar                        Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25.

Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut:

Januari	03	Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00
	05	Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor).
	09	Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00.
	10	Dana kas kecil diisi kembali.
	12	Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00
	15	Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00.
	20	Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00
	25	Dana kas kecil diisi kembali.
	26	Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00.
	28	Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00
	31	Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.

Diminta:

Catat transaksi tersebut ke dalam:

Jurnal umum, dengan metode:

1)      Dana Tetap

2)      Dana tidak tetap